Blogi

"Sponttaania ajankohtaisuutta, räväkkyyttä ja henkilökohtaisuutta" -edustaen jokaisen kirjoittajan omia henkilökohtaisia käsityksiä ja mielipiteitä.

Laadunhallinta kehittyy yrityksen kasvun mukana

Aikaisemmassa blogissamme toimme esille, että laatujärjestelmän käyttöönottaminen on yritykselle kannattava investointi kiireestä tai suhdanteista riippumatta. Lisäksi todettiin, että laatujärjestelmä tarjoaa erinomaisen viitekehyksen ja työkalun yrityksen toiminnan kehittämiselle. Näinhän se menee ja tässä blogissa haluan vähän laajentaa ajatusta laatujärjestelmän hyödyistä käyttämällä esimerkkinä erästä asiakastamme eli Rautarakenne ja Asennus Kuusinen Oy:tä, jonka kanssa aloitimme yhteistyön vuoden 2014 alussa.

Rautarakenne ja Asennus Kuusinen eli tässä tarinassa käytän lyhennystä RRAK on perustettu parikymmentä vuotta sitten ja toimi ensimmäistä kertaa tavatessamme Vantaan Petikossa vähän autotallia suuremmassa tilassa. Työntekijöitä oli yrittäjän eli Antin lisäksi muutama. Yritys valmisti kantavia teräsrakenteita ja toimi metallituotteiden alihankintapajana.

Vuoden 2013 kesäkuussa Suomessa otettiin käyttöön EU:n rakennustuoteasetus, joka on direktiivistä poiketen pakottavaa lainsäädäntöä ja koskee jokaista Euroopan Unionin CE-merkintää edellyttäviä rakennustuotteita valmistavaa yritystä. Asetuksen ytimenä oli harmonisoida markkinat eli yhtenäistää EU:n alueella olevat vaatimukset siten, että Suomessakin valmistetut tuotteet oli mahdollista toimittaa vaikkapa Saksaan ilman, että törmätään osavaltiokohtaisiin standardivaatimuksiin.

Asetus tuli silloin kattamaan yli 450 erillistä tuotestandardia ja tarkoittaa käytännössä sitä, että rakentamisessa voidaan käyttää ainoastaan hEn-standardin mukaisia CE-merkittyjä tuotteita, mikäli kyseiseen tuotteeseen liittyy asetuksen mukainen standardivaatimus. Asetus koskettelee tuhansia suomalaisia yrityksiä ja satoja erilaisia tuotteita, joihin kuuluu mm. ovet ja ikkunat, kantava kiviaines ja kantavat teräskanteet. CE-merkittävien tuotteiden tulee täyttää viitestandardien tekniset ja toiminnalliset vaatimukset ja yrityksen tehtaan sisäisen laadunhallinnan tulee olla standardien vaatimuksen mukainen.

Kantavien teräsrakenteiden osalta asetus astui voimaan 1.7.2014. Koska kantavien teräsrakenteiden valmistuksessa tehdään räätälöityjä tilaustuotteita, valmistettuja rakenteita tai niiden osia ei voida testata laboratorio-olosuhteissa, toisin kuin sarjatuotantona valmistettuja tuotteita. Konepajoissa arviointi kohdistuukin valmistusmenetelmiin ja yrityksen tekniseen osaamiseen, kuten hitsaus ja materiaalin hallinta. Vaatimuksenmukaisuus varmistetaan siten, että ilmoitettu laitos (esimerkiksi Kiwa Inspecta, DEKRA Industrial, Eurofins Service, DNV GL tai Bureu Veritas) tekee yritykseen standardin edellyttämin välein arviointikäynnin, jolloin arviointia suorittava henkilö (auditoija) tarkastaa toimitaanko viitestandardin vaatimusten mukaisesti. Rakennustuoteasetus edellyttää, että yrityksellä on viitestandardin mukainen tehtaan sisäisen laadunhallinnan käsikirja (FPC-manuaali), jonka vaatimuksen mukaisuuteen arviointi kohdistuu.

Rautarakenne ja Asennus Kuusinen Oy:lle myönnettiin standardin SFS-EN 1090-1 mukainen CE-merkintäoikeus kesällä 2014. Ilmoitettu laitos oli DEKRA Industrial Oy. Yrityksen liikevaihto oli tuolloin alle 300.000 euroa. Kohta sertifioinnin jälkeen RRAK aloitti ei-kantavien teräsosien toimituksen suurelle Suomessa toimivalle monialayritykselle. Yhteistyön käynnistymisen edellytyksenä yrityksen osaamisen lisäksi oli sertifioitu laadunhallintajärjestelmä, joksi hyväksyttiin kantavien teräsrakenteiden FPC-manuaali. Muutama vuosi sitten päämies ilmoitti, että koska yrityksen liikevaihto oli reilusti yli miljoonan, RRAK:n piti rakentaa ISO 9001 laatujärjestelmä, joka toteutettiinkin DEKRAN auditoimana keväällä 2019. Yrityksen ulkoistettuna laatupäällikkönä vastasin tuolloin myös laatujärjestelmän vaatimuksenmukaisuudesta.

Rautarakenne ja Asennus Kuusinen on hyvä esimerkki siitä, mikä merkitys laadunhallintajärjestelmällä yritykselle parhaimmillaan on. Ensinnäkin sen ansiosta yrityksen toimintaan tuli jämäkkyyttä ja kurinalaisuutta jo senkin takia, että toiminnan standardinmukaisuutta arvioidaan vuosittain tiukkoja standardivaatimuksia vasten. RRAK:n tapauksessa sovittiin jo alussa, että PKY-LAATU vastaa laadunhallintajärjestelmän ylläpitämisestä, mutta vastuu toiminnan laadukkuudesta on yrityksellä itsellään. Ajatus lähti siitä, että meillä laatutalona on osaamista standardeista, mitä RRAK:lla ei ollut. Yritys onkin voinut keskittyä asiakasvaatimusten mukaisiin korkealuokkaisiin tuotteisiin, joita olivat kantavien rakenteiden lisäksi muut haastavat terästuotteet. Minä olen vastannut laatupäällikkönä siitä, että yrityksellä säilyy oikeus CE-merkitä tuotteet viitestandardien vaatimusten mukaisesti. Siten olemme voineet tarjota laadunhallinnan työkaluja yrityksen kasvun eri vaiheisiin.

Olen konsulttina siis eräänlainen mahdollistaja, possipilaattori, mitä termiä usein sisäpiirissä käytän. Minä ja kollegani mahdollistamme siis yrityksen pääsyn markkinoille ja olemme mukana järjestelmää ylläpitämässä, kehittämässä ja laajentamassa. Koulutamme myös henkilöstöä standardien vaatimuksien mukaiseen toimintaan ja autamme yritysjohtoa kehittämään osaamistaan organisaation elinkaaren eri vaiheissa.

Pekka Ovaska
laatuasiantuntija, kehittäjä ja mahdollistaja

Toteutuakseen hyvät asiat vaativat tekemistä ja sitoutumista - milloin on hyvä aloittaa?

Sanotaan, että yritysten tulee investoida ja kehittää toimintojaan jatkuvasti, jotta yrityksellä on kyky menestyä ja matkata suotuisissa tuulissa. Hyvä suunnittelu on investointien kannalta tärkeää ja oikea ajoitus elintärkeää. Väärä tai väärin ajoitettu investointi on murskannut lukuisia yrityksiä.

Milloin sitten on oikea aika aloittaa yrityksen systemaattinen kehittäminen… Onko ajoituksella mitään väliä? Aloittaako heti vai ”kunhan tämä kiire hellittää…”
Kuinka moni yrittäjä tai yrityspäättäjä ajattelee jälkimmäistä vaihtoehtoa keskellä ”tulipalojen” sammuttelun tai kun taistellaan yrityksen olemassaolosta… varmasti moni.

Laatujärjestelmän käyttöönottaminen on yritykselle kannattava investointi kiireestä tai suhdanteista riippumatta.

Laatujärjestelmä tarjoaa erinomaisen viitekehyksen ja työkalun yrityksen toiminnan kehittämiselle. Se luo systemaattisen, helposti seurattavan ja analysoitavan polun sille. Laatujärjestelmä ei sanana ehkä ”resonoi” kaikille yltiöpositiivisesti ja sillä voi olla jopa enemmän ”luotaantyöntävä” vaikutus. Parempi ehkä onkin puhua työkalusta yrityksen toiminnan jatkuvaan parantamiseen. Tässä työkalussa on kyse siitä, miten yritys voi ymmärtää omaa toimintaansa paremmin ja helpommin kehittää sitä sekä siitä, miten yritys voi entistä tehokkaammin vastata kovan kilpailun tuomiin haasteisiin.

Silti tämä toiminnan laatua parantavan työkalun asema tuntuu aliarvostetulta... Miksi näin?

Suomessa vaatimukset yritysten toiminnan laadun varmistamiseksi alkoivat voimallisemmin n. 25 vuotta sitten eli 1990 luvun puolenvälin paikkeilla. Suurteollisuuden yritykset olivat asiassa aktiivisia alihankinnan suuntaan. Tätä jatkui aina n. 2010 saakka. Asiassa koettiin jälkeenpäin suurtakin pettymystä. Suuri innostus kääntyi turhautumiseksi. Työkalu koettiin kankeaksi, byrokraattiseksi ja ajateltiin ettei näistä järjestelmistä ole mitään hyötyä, kun vaatimuksetkin järjestelmän olemassaolosta alkoivat hiipua. Mielestäni Suomessa asenneilmapiiri ei vieläkään ole kovin myönteinen tunnustamaan sitä tosiasiaa, miten järkeenkäyvästä ja hyödyllisestä työkalusta on kyse. Tarkoitan tässä nimenomaan yrityksen omaehtoista ja sisältä kumpuavaa tahtotilaa kehittää toimintaa. Viimeisen kahden vuoden aikana on toki ollut nähtävissä valoa tunnelin päässä, vaikka muuten elämme haastavia aikoja.

Toteutuakseen kaikki hyvät asiat vaativat tekemistä ja sitoutumista. Tämän ei pitäisi olla ongelma. Kyseessähän on oman yrityksen toiminnan kehittämiseen annettava panos.

Mitä sitten pitää tehdä? Yksinkertaisesti…

Kuvataan nykyinen toiminta ja prosessit, peilataan sitä standardia vasten, säilytetään hyvät asiat sekä poistetaan turha ja hukkaa aiheuttava toiminta. Otetaan käyttöön muutama päivittäistä työtä helpottava käytänne, terävöitetään ja sisäistetään toimintojen vastuut ja valtuudet, parannetaan viestintää niin ulkoisesti kuin sisäisesti ja otetaan henkilöstö mukaan eli antamaan oman panoksensa yrityksen kehittämiseksi, esim. rakentamaan yrityksen havainnointikulttuuria. Potentiaalia löytyy varmasti. Onhan jokainen työntekijä oman työnsä laatupäällikkö.

Kuulostaa työläältä ja työtä se toki vaatiikin sekä sitoutumista että avoimuutta. Olen huomannut suuren eron asiakkaiden ajatuksissa ennen sopimuksen tekoa ja työn tekemisen jälkeen. Asiakaspalautteiden perusteella mieleen asiakkaiden vaikuttavimmista oivalluksista ovat jääneet ”Eihän tämä ollutkaan niin vaikeaa kuin luulimme”, ”Tietysti nämä asiat piti kuvata”, ”miksi tätä ei ole tehty aikaisemmin”, eikä sovi unohtaa työhyvinvointiin ja talouden kohenemiseen liittyviä huomioita. Listaa voisi siis jatkaa pidempäänkin.

Oikea aika aloittaa systemaattinen yrityksen kehittäminen on siis heti, eikä sitä tulisi jättää minkään varjon alle.

”Miten tämä työkalu sitten hyödyttää yritystämme?”

Kun kaikki yrityksen prosessit on kuvattu ja oleelliset toimintaohjeet laadittu organisaation toimintaa on
helpompi kehittää järjestelmällisesti. Mahdolliset riskitekijät tai turhat kustannukset ovat helposti tunnistettavissa eli kehitystoimet voidaan kohdentaa oikeisiin paikkoihin. Resurssit saadaan siis tehokkaampaan käyttöön. Tämän työkalun avulla voidaan edistää luottamusta omaan toimintaan. Yhä tärkeämpää yrityksille on kyetä kuvaamaan toimintaansa monipuolisesti ja tarkasti eri sidosryhmille. Jatkuvan parantamisen avulla yritys toimii tehokkaammin, turvallisemmin ja tuottavammin.

Aika monta hyvää syytä tarttua toimeen heti vai mitä?

PKY-LAATU
Janne Simola

Käytä järjestelmänvalvojatiliä vain tietokoneen hallintaan

Kun tietokone otetaan käyttöön, on suositeltavaa luoda päivittäiseen käyttöön tarkoitettu tili ”tavalliseksi käyttäjäksi”. Tilille on määritetty rajoitetut käyttöoikeudet. Erikseen luodaan järjestelmänvalvojatili, jota käytetään tietokoneen hallitsemiseen ja ohjelmistojen asennukseen − ei siis päivittäiseen käyttöön.

Tämän menetelmän käyttäminen vähentää tietokoneen tartuntariskiä. Jos tietokonetta käytetään järjestelmänvalvojana, on myös mahdollisella haittaohjelmalla järjestelmänvalvojaoikeudet. Tietokoneen käyttäminen järjestelmänvalvojana päivittäisessä käytössä on aika yleinen turvallisuusriski esimerkiksi yksityiskäytössä olevissa koneissa ja niissä pk-yrityksissä, joissa ei ole omaa IT-asiantuntijaa tai osaamista. Osaltaan asia liittyy tietämättömyyteen.

Lisätietoa tilien luomisesta: https://support.microsoft.com/fi-fi/windows/paikallisen-k%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4-tai-j%C3%A4rjestelm%C3%A4nvalvojatilin-luominen-windows-10-ss%C3%A4-20de74e0-ac7f-3502-a866-32915af2a34d

Salasana on avaimesi palveluun – tee siitä turvallinen

Käytätkö samaa salasanaa useammassa eri palvelussa?
Onko salasanasi alle 8 merkkiä pitkä?
Tunsitko piston? Olisiko tarvetta tehdä ryhtiliike?

Eri palveluissa pitää olla eri salasana. Lisäksi on tärkeää, että salasana on tarpeeksi vahva ja yksilöllinen. Se tarkoittaa siis pitkää salasanaa, jossa on isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja erikoismerkkejä. Nykyisten suositusten mukaan salasanan pituus on hyvä olla vähintään 12 merkkiä.

Jos palvelussa on käytössä kaksivaiheinen tunnistus, on se hyvä ottaa käyttöön.

Salasanaohjelmistot helpottavat työtä

Salasanaohjelmistojen ideana on, että käyttäjä luo yhden turvallisen ja vahvan salasanan ja sen taakse tallennetaan kaikki muut salasanat. Ohjelmiston voi integroida selaimeen, jolloin selain tunnistaa osoitteen perusteella, mitä salasanoja kirjautumissivulla on käytetty.

Jos käytettäviä järjestelmiä on useita, niin kannattaa käyttää salasanojen hallintaohjelmistoja. Ilmaisversioita ohjelmistoista on, mutta jo alle viidellä eurolla kuukaudessa saa hyvän ohjelmiston, joka helpottaa työtä ja kirjautumisia eri järjestelmiin.

Lisätietoa: https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/ajankohtaista/neuvoja-salasanan-hallintasovelluksen-kayttoonottoon

Marko Leinonen
IT- asiantuntija
PKY-LAATU

 

Tietojen kalastelu on arkipäivää

Kalasteluviestit, erilaiset haittaohjelmat ja tietovuodot näyttävät tulleen jäädäkseen - valitettavasti. Kalastelu- ja huijausviesteistä on tullut yhä parempia ja ovelampia ja ne näyttävät erehdyttävästi oikeilta viesteiltä.

Sähköpostiin saapuu työpostin lisäksi paljon erinäköisiä uutiskirjeitä, ilmoituksia ja mainoksia.

Saamme siis koko ajan olla valppaana sähköposteja lukiessamme, että ne ovat varmasti relevantteja. Jos keskittyminen vähäänkään herpaantuu, on mahdollista, että luemmekin kalasteluviestiä ja klikkaamme siinä olevaa linkkiä ja pian olemmekin ongelmissa – toivottavasti näin ei kuitenkaan käy.

Olkaamme siis tarkkana.

Muista perehdytys ja koulutus

Yritysten on perehdytettävä henkilöstöään toimimaan tietoturva- ja tietosuoja-asioiden vaatimusten mukaisesti. On hyvä käydä asioita säännöllisesti läpi, jotta henkilöstö pysyy ajan hermoilla. Tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvä säännöllinen koulutus ja läpikäynti auttavat tässä asiassa.

Etenkin ei vakituisen henkilökunnan osalta perehdyttäminen on erityisen tärkeää, sillä kalasteluviestien ja erilaisten huijausviestien/ -laskujen määrä lisääntyy esimerkiksi lomakausien aikana. Myös työntekijöiden sisäisissä siirroissa on hyvä käydä läpi, mitä asioita pitää ottaa uudessa työtehtävässä huomioon.

Muistetaan perehdyttää tietoturva- ja tietosuoja-asioihin henkilöstö, kesäharjoittelijat, lomantuuraajat, vuokratyöntekijät sekä yrityksen sisällä siirtyvät työntekijät. Näin saadaan estettyä ikävät vahingot ja ylimääräiset harmit.

Aurinkoista ja ennen kaikkea turvallista kesää.

Marko Leinonen
IT- asiantuntija
PKY-LAATU

Mitä näyttöjä on johdon sitoutumisesta?

Ulkoisena auditoijana pääsen näkemään laadunhallintajärjestelmää käyttävien yritysten johdon sitoutumisen. Hyvän sitoutumisen tunnistaa ja todentaa usein heti. Toisinaan tulee tilanne, jossa johdon sitoutumista ei pysty todentamaan.

Sitoutunut johtaja panostaa laadunhallintajärjestelmään, joka perustuu yrityksen strategiaan, koko johtajuudellaan. Hän viestii asiasta ymmärrettävästi, näyttää esimerkkiä laadunhallintajärjestelmän käytössä ja velvoittaa henkilöstönsä samaan alkaen lähimmistään. Näin toteutettuna johdon sitoutuminen näkyy jo sertifiointiauditoinnissa. Näytöt vahvistuvat edelleen vuosittaisissa seuranta-auditoinneissa.

Merkityksellisiä asioita ovat prosessilähtöisyys sekä menettelytapojen kuvaaminen, selkeä ohjeistaminen ja perehdyttäminen. Johdon sitoutuminen ilmenee myös johtamisen, vastuiden ja valtuuksien ja sisäisen viestinnän selkeyttämisenä. Kukin tietää, kenen antamia ohjeita kuuntelee. Avoimuus, sisäinen luottamus ja ilmapiiri paranevat.

Toiminnan jatkuva ja avoin havainnointi, säännöllinen mittaaminen ja arviointi tuovat esiin kehittämiskohteita. Riskien arviointi, tilanteiden ennakointi ja parempien toimintatapojen kehittäminen ovat usein keskeisiä.

Laadunhallintajärjestelmän käyttöön kuuluvat keskeisinä hyvin suunnitellut sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset. Ne tuovat jämäkkyyttä suorituskyvyn analysoinnin ja arvioinnin jatkuvaan seurantaan ja koko laadunhallintaan. Niitä hyödyntäen yritys kehittää sekä järjestelmäänsä että menettelytapojaan ja toimintaansa myös asiakasrajapinnoissa.

Yritys sitoutuu jatkuvaan kehittämiseen ja viestii tämän myös asiakkailleen. Laadunhallintajärjestelmään pohjautuva johtaminen herättää ja ylläpitää luottamusta ja vahvistaa asiakassuhdetta.

Johdon sitoutuminen on edellytys sille, että laadunhallintajärjestelmän käyttöönotto ja käyttö saa aikaan positiivisia muutoksia, ns. jatkuvaa parantamista, joka hyödyttää yritystä.

Laadunhallintajärjestelmä on yritysjohdon parhaita kumppaneita. Johdon tulee asettaa odotuksensa sen mukaisiksi.

Yrittäjä ei kuitenkaan aina tiedä, ymmärrä tai sisäistä, että laadunhallintajärjestelmä on yrityksen johtamisjärjestelmä, joka on tarkoitettu käytettäväksi kehittämisen moottorina. Vain tällainen järjestelmä voi olla vaikuttava.

Muistan laatusertifikaattien luovutustilaisuudesta vuosien takaa lehtimiehen kysymyksen: ´Mitkä asiat ovat muuttuneet yrityksessänne laatujärjestelmän käyttöönoton myötä?´

Yrittäjät vastasivat toimittajan kysymykseen ja niinpä alueen lehdessä oli koko aukeaman analyysi siitä, mitä laatujärjestelmällä voi saada aikaan. Osa yrittäjistä oli pistänyt yrityksensä laatujärjestelmän tekemään toden teolla aivan oikeita töitä. Sitoutuneina johtajina heillä oli kerrottavaa, joka sai palstatilaa.

Johdon sitoutuminen merkitsee mm. seuraavaa:

  • huolehditaan, että laadunhallintajärjestelmä perustuu yrityksen strategiaan
  • kuvataan, havainnoidaan ja analysoidaan prosesseja
  • laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanot nykyaikaisille sähköisille kanaville, joilla syitä ja seurauksia analysoidaan yhdessä henkilöstön kanssa
  • viestitään toimintapolitiikasta henkilöstölle ja muillekin sidosryhmille
  • tunnistetaan hidasteet sekä poikkeamien ja vaaratilanteiden juurisyyt
  • haetaan ratkaisut tehokkaampaan, ympäristötehokkaampaan, turvallisempaan ja tuottavampaan toimintaan
  • tunnistetaan ajantasaisesti riskit ja mahdollisuudet
  • pidetään roolit, vastuut ja valtuudet selkeinä
  • toteutetaan perehdytykset ja ylläpidetään pätevyydet
  • varataan omaa ajatusta ja yhteistä aikaa keskeisille asioille ja suunnittelulle
  • sisäistetään laadunhallintajärjestelmän keskeiset menettelytavat
  • opitaan näkemään, että havaintojen dokumentointi varmistaa kehitysaskeleet
  • suunnitellaan tehokas ja monipuolinen sisäisten auditointien ohjelma
  • toteutetaan sisäisten auditointien ohjelmaa vaikuttavasti, jatkuvan parantamisen hengessä
  • toteutetaan tosiasioihin pohjautuvat, tavoitteelliset johdon katselmukset
  • varmistetaan, että laadunhallintajärjestelmän käyttö kattaa koko organisaation
  • pidetään laadunhallintajärjestelmä ja sen käyttö vaikuttavana


Jussi Lukkari

Lead Auditor

Tilaa blogi

Antaisitko sähköpostiosoitteesi, kiitos
Valitse asemasi yrityksessäsi, kiitos.
Tämä kenttä on pakollinen.

Blogi-kirjoitukset

PKY-LAATU
Kidekuja 2
88610 VUOKATTI

020 729 0600
toimisto@pkylaatu.fi
Y-tunnus: 1941371-0

suomen yrittajat logo

Image
Image
Image

TILAA LAATU -BLOGI