Blogi

"Sponttaania ajankohtaisuutta, räväkkyyttä ja henkilökohtaisuutta" -edustaen jokaisen kirjoittajan omia henkilökohtaisia käsityksiä ja mielipiteitä.

Pandemia muuttaa toimintakulttuuria; Tiedonkulun ja johtamisen haasteet

Täsmälleen vuosi sitten hallituksen ohjeet Corona-19-pandemian ohjeistuksesta muuttuivat ja Suomi sulkeutui. Pikkutakit vaihtuivat collegehuppareihin ja elämä muuttui kotoiluksi niiden kohdalla, jotka eivät olleet pandemian hoitovastuussa tai palvelutehtävissä asiakasrajapinnassa. Käytännössä tapaamiset peruttiin ja siirryimme käyttämään etäyhteyksiä. Musta joutsen oli laskeutunut eli oli tapahtunut jotakin merkittävää ja vaikutukseltaan laaja-alaista tapahtumaa, jonka ei pitänyt olla mahdollista.

TEAMS tuli minullekin tutuksi, kun parin päivän varoitusajalla jouduin opettelemaan sen käytön, sillä seuraavalla viikolla oli vaativa ulkoinen auditointitehtävä kansainvälisessä organisaatiossa. Onneksi pojasta on polvi parantunut ja parin päivän pikakoulutuksen avulla tämä parempi polvi opetti järjestelmän perusteet ja niin saatoin minäkin muuttua etätyöläiseksi. Siitä lähtien olen ollut naulautuneena tuoliini ja itse asiassa nauttinutkin siitä, että ei ole tarvinnut ajaa kymmeniä tuhansia kilometrejä ympäri Suomea asiakkaita tapaamassa, mikä sinänsä on mukavaa, mutta johon on liittynyt aina yhtä antoisaa hotellielämää.

Samaa tapahtui noihin aikoihin koko maailmassa, joten TEAMS ja ZOOM ovatkin yhtä tuttuja brändejä kuin Microsoft ja Apple tai Koskenkorva Suomessa.  Olemme yhdessä siirtyneet uuteen normaaliin: etätyöstä tässä laajuudessa ei ole enää paluuta. Palveluammateissa, kuten kaupoissa ja liikenteessä tilanne on valitettavasti toinen, vaikka esimerkiksi verkkokaupan volyymit on kasvaneet moninkertaisiksi. Bussikuskit ja kaupan myyjät eivät voi toimia etänä. Kansakunta on kuitenkin siirtynyt maskien suojaan muutamaa ”vaippaihottumasta” kärsimää änkyrää lukuun ottamatta, joiden kuplassa pandemia on juutalaisten salaliitto, jolla tavallista jätkäpoikaa kusetetaan.

Pandemian etulinjassa olevat hoivatyöntekijät ovat oma lukunsa ja täytyy vain pipoa nostaa niille, jotka päivästä toiseen jaksavat kohdata vaarallisen epidemian muiden velvoitteidensa lisäksi, jotka eivät kuitenkaan ole mihinkään hävinneet. Sitoutuminen kriisien ratkaisuun ja lähimmäisten auttamiseen on hoivatyössä ollut aina omaa luokkaansa.

Sitoutuminen on päivän muutenkin päivän teemana. Pandemia on globaali ongelma ja sen ratkaisuun ovat sitoutuneet tuhannet organisaatiot eri puolilla maailmaa. Suomessa tilanne Euroopan näkökulmasta arvioituna erinomainen, vaikka taudin nopea leviämisvaihe onkin aiheuttanut harmaita hiuksia varsinkin Uusimaalla ja Varsinais-Suomessa, joihin on kirjoittamisen hetkellä kohdistusmassa lainsäädännöllisiä mm. liikkumista rajoittavia pakotteita.  Viro on vain 80 kilometrin päässä rannikosta ja siellä on Euroopan huonoin tilanne, joten myös rajaturvallisuus on merkittävä haaste, joka viranomaisten on hoidettava.

Rokotukset ovat kuitenkin jo käynnistyneet, joten resurssit ongelman ratkaisuun on olemassa. Toimitusten aikaikkuna on kuitenkin hieman epäselvä ja se aiheuttaakin epätietoisuutta ja ärtymystä monessa meistä, jotka ovat mielestään oikeutettuja saamaan rokotteen muita ennen ja välittömästi. Toivoa kuitenkin on, että viimeistään syksyllä pääsemme jo toimimaan vapaammin.

Suomi on onnistunut hyvin yhteisen ongelman ratkaisussa. Hallitus on voinut tukeutua osaavaan viranomaisverkostoon, vastuulliseen oppositioon sekä yhteiseen hiileen puhaltavan kansakuntaan.  Tietenkin joukossa on paljon niitä, joiden mielestä kaikki on tehty väärin, väärässä järjestyksessä tai vähintään liian hitaasti. Enemmistö kansakunnasta on kuitenkin sitä mieltä, että asiat on hoidettu vähintään kohtuullisesti.  Ihmiset ovat laajasti hyväksyneet toimintastrategian ja visio paremmasta tulevaisuudesta on yhteinen. Toisaalta aletaan jo olla lähellä normaalia arkea, mikä näkyy nyt poliittisen keskustelun palaamisena ja hallituksen tiukentuneena arvosteluna. Sekin onkin hyvä merkki, että ollaan eri mieltä.

eSalkku -ohjelmisto on työkalu, jolla hallitaan toimintaa

Etävalmennus, etäneuvottelut ja etäauditointi ovat osa minun uutta normaaliani. TEAMS – kokoukset saadaan käyntiin välittömästi ja kalenterit täyttyvät uusilla etävalmennuksilla. Olen siinä onnellisessa asemassa, että pandemia ei ole vähentänyt työtehtäviäni. Pandemian kouriin joutuneet yritykset saivat jo viime keväänä tukea toimintansa kehittämiseen, mikä on tarkoittanut mm. panostamista toiminnan ja laadun kehittämiseen. PKY-LAATU on laatutalo, joten yhtenä tehtävänämme on ollut osallistua näihin kehittämistehtäviin.

Olemmekin saaneet nähdä eSalkku -ohjelmiston käyttöönoton myötä, miten asiakkaidemme toiminnan jatkuva parantaminen on ottanut pitkän askeleen eteenpäin. ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 ovat eSalkku -ohjelmiston pohjana. Lisäksi mm. PEFC ST tai tehtaan sisäiset laadunhallintajärjestelmät eli FPC-manuaalit ja elintarviketurvallisuusjärjestelmät rakentuvat samalla alustalle. eSalkku -ohjelmisto tarjoaakin joustavan pohjan toiminnan johtamiselle, prosessien kuvaamiselle ja dokumenttien hallinnalle. Sen monipuoliset ominaisuudet sisältävät myös tapahtumien hallinnan lisäksi myös tehtävien nakittamisen sekä myös sisäisen viestinnän.

Samaan aikaan lainsäädännössä ja suurten toimijoiden asiakaskäyttäytymisessä on tapahtumassa muutoksia, jotka johtavat siihen, että esimerkiksi kunnat ja kaupungit tulevat tulevaisuudessa vaatimaan laatu- ja ympäristöjärjestelmiä. Ympäristölainsäädäntö sekä maankäyttö- ja rakennuslaki ovat uudistumassa, mikä tarkoittaa materiaalin kierrätykseen, jätteiden käsittelyyn ja vaikka hiilijalanjäljen dokumentointiin kohdistuvia uusia vaatimuksia. PKY-LAATU seuraa tätä muutosprosessia ja voimme tarjota eväät uusien vaatimusten ymmärtämiseen ja vaadittavien toimintojen toteuttamiseen olipa sitten kysymyksessä erilaisten laadunhallinta- ja toimintajärjestelmien rakentaminen, päivittäminen tai sitten laadunhallintaan liittyvien vaatimusten arviointi. Viimeksi mainitun tarjoaa konserniimme kuuluva Finlog-Audit Oy.

 
Pekka Ovaska
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Yhdessä tekemisessä on voimaa

Tuli joskus nuorempana harrastettua urheilua, pääsääntöisesti hiihtoa. Yksinäistä puurtamista, liiankin paljon aikaa miettimiseen lenkeillä ja kilpailun tuloksesta vastuussa itse, mikäli suksihuolto oli onnistunut tehtävässään. Joskus tietenkin piti oma huono suoritus laittaa suksien ja voitelun piikkiin, onhan kyse pitkälti myös väliurheilusta.

Taustalla hääräsi tietenkin valmentajat, urheiluseuran porukka ja perhe. Mutta kun sait lähtöluvan ladulle, niin sinun oma panoksesi määritti sen, pokkasitko kilpailusta hyvän sijoituksen vai saitko lukea sijoituksesi sivulta kaksi. No, tätähän voisi jollain tasolla verrata yksityisyrittäjyyteen. Itse vastuussa tuloksesta, toki mukana tarvittaessa muita henkilöitä pienellä panoksella. Ja tietenkin perheen tärkeä tuki.

Kun otetaan tarkasteluun esimerkiksi jääkiekkojoukkue, löytyy sieltä jo paljon enemmän toimijoita, jotka vaikuttavat joukkueen suoritukseen. Lääkärit, huoltajat, valmentajat ja toimiston väki puhaltavat kaikki samaan hiileen, tavoitteena mahdollisimman hyvä sijoitus kauden lopussa.  Joukkue myös koostuu erilaisista ihmisistä, ja heidän kaikkien kanssa on pystyttävä tekemään töitä ja kommunikoimaan. Kaikkien yhteinen tavoite on pärjätä mahdollisimman hyvin, auttaa joukkuekaveria pelaamaan paremmin sekä saavuttaa mahdollisimman hyvä lopputulos.

Näitä asioita on hyvä tuoda myös työelämään. Jokaisella on varmasti oma henkilökohtainen tavoite työn suhteen sekä yrityksellä on yhteinen tavoite tuottaa palveluita tai tuotteita, jotka tyydyttävät asiakkaiden tarpeet mahdollisimman hyvin. Jos huomaat että työkaveri tarvitsee apua, anna hänelle tukesi. Ole tarvittaessa myös työkaverisi backup. Voi olla sitten joku toinen kerta, kun sinä tarvitset apua joltakin työkaveriltasi. Esimiehen tulisi toimia niin, että työntekijät löytävät itsestään parhaat puolensa suoriutua työtehtävistään.

Lean filosofiassa tunnistetaan kahdeksan eri hukan luokkaa, joista viimeinen on osaamisen tai luovuuden käyttämättä jättäminen. Tämä on mielestäni yksi tärkeimmistä hukan muodoista. Miksi jättää käyttämättä koko henkilökunnan luovuutta, osaamista ja tietoa, kun pyritään yhdessä mahdollisimman hyvään lopputulokseen. Työntekijöitä tulisi pikemminkin rohkaista kertomaan parannusehdotuksiaan, jotta työskentely olisi helpompaa ja tehokkaampaa. Usein työntekijöillä on parhaimmat ideat siitä, kuinka työskentelyä ja prosesseja voitaisiin parantaa. Kaikkien työntekijöiden tulisi myös osallistua yrityksen toiminnan kehittämiseen esimerkiksi tekemällä havaintoja ja tuomalla asioita esille yhteisvastuullisesti.

Tätä voidaan soveltaa myös joukkueurheiluun. Joukkueessa on erilaisia persoonia, erilaisia pelaajia, joilla on omat vahvuutensa eri osa-alueilla. Valmentajan pitää osata hyödyntää koko joukkueen potentiaali ja antaa tarvittaessa vastuuta myös pelaajille, jotka eivät ole sitä saaneet. Näin joukkue rakentuu vahvaksi, kun hyödynnetään joukkueen pelaajien eri ominaisuuksia, taitoja ja luovuutta.

Tähän loppuun vielä muutama sana arvoista, joita Toyota aikoinaan toi työntekijöilleen. Teemoja oli kaksi: jatkuva parantaminen ja kunnioitus ihmistä kohtaan.  Kunnioitus ihmistä kohtaan tarkoittaa, että teemme kaikkemme ymmärtääksemme toisiamme, otamme vastuuta ja teemme parhaamme keskinäisen luottamuksen luomiseksi. Tähän teemaan kuuluu myös yhteistyö, joka tarkoittaa sitä, että rohkaisemme toisiamme henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehittymiseen, kerromme kehitysmahdollisuuksista toisillemme ja teemme työmme niin että se tukee yksilön ja tiimin suoritusta.

Kun olemme sitten onnistuneet yhdessä tekemisessä, on jääkiekkojoukkueen kauden lopuksi mukava laittaa mitali kaulaan ja lähteä saunottamaan poikaa. Tai työntekijöiden iloita yhdessä yhteisistä onnistumisista ja yhteisten tavoitteiden toteutumisesta.


Jarno Saarinen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU 

Laatu tehdään prosessilla, joka on toimintojen ketju. Laatu merkitsee asiakaslähtöisiä valintoja, suunnitelman mukaista toimintaa ja aiottuja tuloksia. Kaikilla organisaation osilla on oma roolinsa. Kaikilla on oltava tietoisuus liiketoimintaan vaikuttavista riskeistä ja vaaroista, ja heillä on oltava selkeät vastuut. Hankinta vastaa siitä, että raaka-aine ostetaan laadukkailta toimittajilta, logistiikka varmistaa laadun pysymisen. Tuotanto toimii sovittujen toimintaohjeiden mukaan ja laatuosasto dokumentoi.

Työntekijän ei tule tehdä työtä ilman, että hän on saanut tarvittavaa koulutusta tai perehdytystä siihen mitä häneltä odotetaan ja mikä on hänen vastuunsa laadun tekemisestä ja siten asiakastyytyväisyyden saavuttamisesta. Koulutusta tulee olla säännöllisesti, jotta yhteiset tavoitteet pysyvät mielessä. Koulutuksen ei suinkaan tarvitse tarkoittaa luentoa ja Power Point -esitystä, vaan esimerkiksi johtajan vapaamuotoista puhetta yrityksen tilanteesta ja tulevista tavoitteista, kuvareportaasia prosessista ja kussakin kohdassa olevasta laaturiskistä tai keskustelua työtapojen kehittämisestä saadun palautteen perusteella. Keskustelu lisääntyy, kun työntekijöillä on luottamus siihen, että heidän ajatuksiaan kuunnellaan ja ideoita toteutetaan. Esimiesten rooli keskustelussa on avainasemassa: tuoda esille, että johto osoittanut keskustelumme tärkeäksi varaamalla meille aikaa siihen, kirkastaa tavoitteita ja jalostaa keskustelun tulosta konkreettisiksi toimiksi. Koulutusta on täydennettävä säännöllisellä viestillä ja viestinnällä: esimerkiksi säännölliset kampanjat, jotka keskittyvät erityisiin aiheisiin, merkityksellisillä alueilla olevat kyltit ja julisteet, videot, palkitsemisohjelmat.

Mitä tällä saavutetaan? Tutkitusti työtyytyväisyys, motivaatio ja moraali työntekijöiden keskuudessa lisääntyy, työntekijöiden vaihtuvuus vähenee, riskit pienenevät, tuotteiden ja prosessien innovaatiot lisääntyvät, kyky ottaa käyttöön uusia tekniikoita ja prosesseja parantuu, prosessien tehokkuus kasvaa ja lopulta myös yrityskuva paranee. Sitoutunut työntekijä uskoo organisaatioon ja sen tekemiseen ja tavoitteisiin, hänellä on halu työskennellä työyhteisön kehittämiseksi ja asioiden parantamiseksi. Hänellä on kunnioittava suhtautuminen kollegoihin ja halu auttaa heitä menestymään. Sitoutuneella työntekijällä on halu ja kyky joustaa tarvittaessa sekä nähdä ylimääräistä vaivaa organisaation ja omien oppimistavoitteiden eteen. Luonnollisestikin tämä saa aikaan parempaa asiakastyytyväisyyttä, mikä lisää myyntiä ja tulosta.

 

Susanna Työppönen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

 

Tarvitsemmeko elintarviketurvallisuussertifikaatin?

Yleensä tarpeen elintarviketurvallisuussertifikaatista esittää PK Yrityksen asiakas auditointinsa yhteydessä. Halutaan tehdä kauppaa, tuotteelle on tarve ja sen laatu on selvästikin hyvä. Asiakkaalle olisi kuitenkin kustannustehokkaampaa, jos toimittajalla olisi kolmannen osapuolen tunnustama kansainvälinen järjestelmä. Tällöin asiakas voisi luottaa, että toimittajan riskienhallinta on hyvällä tasolla.

Tunnetuin elintarviketurvallisuusjärjestelmä Suomessa on ISO 22000, jota voi laajentaa FSSC 22000 standardiksi. Järjestelmä tehdään lakisääteisen omavalvonnan ympärille lisäämällä laajempaa näkökulmaa riskien arviointiin sekä nimeämällä mittarit, joiden avulla seurataan jatkuvaa parantamista. Parantamiseen tähdätään tekemällä itse hyväksi katsomiaan toimenpiteitä. Tyypillisin mittari on asiakaspalautteet tai ehkä vielä tarkemmin elintarviketurvallisuusnäkökulmasta katsottuna ”vaaralliset” palautteet/havainnot. Toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti sitä, että etsitään juurisyytä, sitä ihan perustavaa laatua olevaa syytä, joka virheen aiheutti. Yleensä se on jonkin resurssin puute.

Kun järjestelmää lähdetään rakentamaan, tehdään itsearviointia. Standardikielellä sanottuna sisäisiä auditointeja. Käydään läpi yrityksen eri osa-alueita elintarviketurvallisuuden näkökulmasta ja mietitään mitä voisi parantaa. Tyypillisesti se alkaa näin: tehdään tuotantokierros. Sieltä löytyy ihmeellistä tavaraa ihmeellisistä paikoista. Siivousvälineet ovat huonokuntoisia. Päätetään tehdä ryhtiliike. Selvitetään kunnossapitoa. Huomataan, että kunnossapidosta ja korjauksista ei ole kirjanpitoa. Perustetaan lomake tai päiväkirja. Käydään läpi kunnossapidon välineitä ja niiden puhtautta, kulkemista ja toimintatapaa tuotantotiloissa. Hankinta/osto listaa kaikki toimittajat ja pohditaan ”miksi mielestämme voimme luottaa heidän laatuunsa”. Tarkennetaan kaikkia tehtäväkuvauksia tuomaan esille vastuuta elintarviketurvallisuudesta ja valtuudet kertoa heti kaikesta poikkeavasta esimiehelle. Tarkennetaan perehdytysmenettelyä. Pidetään koko henkilökunnalle koulutustilaisuus, jossa kerrotaan, että yrityksen menestykselle on tärkeää, että nostamme tekemisen tasoa niin, että saamme hyväksynnän eli sertifikaatin. Käymme läpi valokuvia tuotantokierrokselta: johto kertoo mitä kaikkea nyt laitetaan kuntoon. Standardikielellä: johto osoittaa sitoutumista. Sovitaan, että jatkossa pidetään säännöllisesti palavereita, joista pidetään pöytäkirjaa. Kaikkien toive on, että tieto liikkuisi paremmin.

Mutta tarvitaanko parantamiseen sertifiointia? Ehkä voisi sanoa, että toimimme kyllä standardin mukaan, mutta emme ole vielä tunteneet tarvetta ulkoiseen auditointiin. On kuitenkin niin, että vuosittainen tapaaminen auditoijan kanssa lisää johdon sitoutumista. Vaikka auditoija ei saa konsultoida, käytännössä monenlaista yhdessä pohtimista tapahtuu. Auditoija on pitkän linjan ammattilainen. Nähnyt niin sanotusti kaikenlaista. Hänellä on kokonaisnäkemys asiasta ja taito tuoda se esille. Yrittäjä huomaa ymmärtävänsä, että järjestelmällinen tapa toimia pienentää riskiä tehdä virheitä. Kun tehdään kerralla oikein, ei synny sutta ja sekundaa. Tehokkuus lisääntyy. Takaisinveto, joka heikentää mainetta, joka vähentää kauppaa, ennaltaehkäistään.

Entäs se tuleva kauppa? Ehkä yhtäkkiä ilmestyy iso asiakas, joka haluaa tehdä kauppaa, mutta edellyttää sertifikaattia. Kun sitä siinä kohtaa aloitetaan rakentamaan, siihen menee puoli vuotta. Kannattaisiko aloittaa jo tänään?


Susanna Työppönen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Laadusta puhuttaessa tulee helposti mieleen vanhat laatujärjestelmät, jotka olivat kaukana varsinaisesta toiminnasta. Tämän päivän laatutyön merkitys on myös muuttunut. Organisaatiossa on helpompi työskennellä, kun työntekijät tietävät omat tavoitteensa, tekevät oikeita asioita oikealla tavalla ja työ- ja toimintaohjeet ovat kaikkien helposti käytettävissä. Kaikki tietävät tavoitteensa - ketä ja mitä varten työtä tehdään. Kun lisäksi organisaatiossa on vahva laadukkaan työn tekemisen ilmapiiri ja kulttuuri, laatu jalkautuu myös jokaisen työntekijän tasolle. Jokainen työntekijä pyrkii omalta osaltaan vastuullisuuteen ja laadukkaaseen työn jälkeen, silloin jokainen työntekijä on oman työnsä paras laatupäällikkö.

Hyvä organisaatiokulttuuri hyväksyy myös epäonnistumiset ja tukee työtekijöitä jatkuvassa parantamistyössä. Tärkeää on ymmärtää ja saada selville, mitä yrityksessä pitää korjata ja analysoida, miten voidaan prosesseja parantaa.

Hyvä työkalu toiminnan parantamiseen on teettää kyselyitä, arvioida tai selvittää, miten yritys voi palvella asiakkaitaan paremmin. Arvioinneilla saadaan uusia oivalluksia ja parantamisideoita. Toki oivalluksia voidaan antaa palautteen avulla, ilman arviointia, mutta se ei aina ole systemaattista. Ilman systemaattista arviointia hyvä idea voi jäädä kertomatta, siten se myös jää helposti toteuttamatta. Arvioinneilla saadaan vaikuttavuutta parantamistoimille. Vertaisarvioinnit ja vertaisoppimiset ovat myös organisaatiolle tärkeitä informaation tuottajia. Vaikka saammekin jatkuvasti tietoa ja palautetta, tärkeää on miettiä, miten tietoa hyödynnetään.

Laatutyötä helpottaa kun organisaatiossa on hyvin toimiva kehittämiskulttuuri ja sisäisten auditointien käytännnöt, jossa työntekijät itse tekevät laatuauditointeja, oppivat toisilta ja parantavat työnsä laatua. Lopputuloksena on, että laatujärjestelmän omaksuneen organisaation työt tehostuvat ja asiakkaat hyötyvät.


Tiina Lehtosaari
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Tilaa blogi

Tilaa LAATU -blogi sähköpostiisi

 

Blogi-kirjoitukset

PKY-LAATU
Kidekuja 2
88610 VUOKATTI

020 729 0600
toimisto@pkylaatu.fi
Y-tunnus: 1941371-0