Ulkoisena auditoijana pääsen näkemään laadunhallintajärjestelmää käyttävien yritysten johdon sitoutumisen. Hyvän sitoutumisen tunnistaa ja todentaa usein heti. Toisinaan tulee tilanne, jossa johdon sitoutumista ei pysty todentamaan.
Sitoutunut johtaja panostaa laadunhallintajärjestelmään, joka perustuu yrityksen strategiaan, koko johtajuudellaan. Hän viestii asiasta ymmärrettävästi, näyttää esimerkkiä laadunhallintajärjestelmän käytössä ja velvoittaa henkilöstönsä samaan alkaen lähimmistään. Näin toteutettuna johdon sitoutuminen näkyy jo sertifiointiauditoinnissa. Näytöt vahvistuvat edelleen vuosittaisissa seuranta-auditoinneissa.
Merkityksellisiä asioita ovat prosessilähtöisyys sekä menettelytapojen kuvaaminen, selkeä ohjeistaminen ja perehdyttäminen. Johdon sitoutuminen ilmenee myös johtamisen, vastuiden ja valtuuksien ja sisäisen viestinnän selkeyttämisenä. Kukin tietää, kenen antamia ohjeita kuuntelee. Avoimuus, sisäinen luottamus ja ilmapiiri paranevat.
Toiminnan jatkuva ja avoin havainnointi, säännöllinen mittaaminen ja arviointi tuovat esiin kehittämiskohteita. Riskien arviointi, tilanteiden ennakointi ja parempien toimintatapojen kehittäminen ovat usein keskeisiä.
Laadunhallintajärjestelmän käyttöön kuuluvat keskeisinä hyvin suunnitellut sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset. Ne tuovat jämäkkyyttä suorituskyvyn analysoinnin ja arvioinnin jatkuvaan seurantaan ja koko laadunhallintaan. Niitä hyödyntäen yritys kehittää sekä järjestelmäänsä että menettelytapojaan ja toimintaansa myös asiakasrajapinnoissa.
Yritys sitoutuu jatkuvaan kehittämiseen ja viestii tämän myös asiakkailleen. Laadunhallintajärjestelmään pohjautuva johtaminen herättää ja ylläpitää luottamusta ja vahvistaa asiakassuhdetta.
Johdon sitoutuminen on edellytys sille, että laadunhallintajärjestelmän käyttöönotto ja käyttö saa aikaan positiivisia muutoksia, ns. jatkuvaa parantamista, joka hyödyttää yritystä.
Laadunhallintajärjestelmä on yritysjohdon parhaita kumppaneita. Johdon tulee asettaa odotuksensa sen mukaisiksi.
Yrittäjä ei kuitenkaan aina tiedä, ymmärrä tai sisäistä, että laadunhallintajärjestelmä on yrityksen johtamisjärjestelmä, joka on tarkoitettu käytettäväksi kehittämisen moottorina. Vain tällainen järjestelmä voi olla vaikuttava.
Muistan laatusertifikaattien luovutustilaisuudesta vuosien takaa lehtimiehen kysymyksen: ´Mitkä asiat ovat muuttuneet yrityksessänne laatujärjestelmän käyttöönoton myötä?´
Yrittäjät vastasivat toimittajan kysymykseen ja niinpä alueen lehdessä oli koko aukeaman analyysi siitä, mitä laatujärjestelmällä voi saada aikaan. Osa yrittäjistä oli pistänyt yrityksensä laatujärjestelmän tekemään toden teolla aivan oikeita töitä. Sitoutuneina johtajina heillä oli kerrottavaa, joka sai palstatilaa.
Johdon sitoutuminen merkitsee mm. seuraavaa:
- huolehditaan, että laadunhallintajärjestelmä perustuu yrityksen strategiaan
- kuvataan, havainnoidaan ja analysoidaan prosesseja
- laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanot nykyaikaisille sähköisille kanaville, joilla syitä ja seurauksia analysoidaan yhdessä henkilöstön kanssa
- viestitään toimintapolitiikasta henkilöstölle ja muillekin sidosryhmille
- tunnistetaan hidasteet sekä poikkeamien ja vaaratilanteiden juurisyyt
- haetaan ratkaisut tehokkaampaan, ympäristötehokkaampaan, turvallisempaan ja tuottavampaan toimintaan
- tunnistetaan ajantasaisesti riskit ja mahdollisuudet
- pidetään roolit, vastuut ja valtuudet selkeinä
- toteutetaan perehdytykset ja ylläpidetään pätevyydet
- varataan omaa ajatusta ja yhteistä aikaa keskeisille asioille ja suunnittelulle
- sisäistetään laadunhallintajärjestelmän keskeiset menettelytavat
- opitaan näkemään, että havaintojen dokumentointi varmistaa kehitysaskeleet
- suunnitellaan tehokas ja monipuolinen sisäisten auditointien ohjelma
- toteutetaan sisäisten auditointien ohjelmaa vaikuttavasti, jatkuvan parantamisen hengessä
- toteutetaan tosiasioihin pohjautuvat, tavoitteelliset johdon katselmukset
- varmistetaan, että laadunhallintajärjestelmän käyttö kattaa koko organisaation
- pidetään laadunhallintajärjestelmä ja sen käyttö vaikuttavana
Jussi Lukkari
Lead Auditor
