LAATU -blogi

Kalasteluviestit, erilaiset haittaohjelmat ja tietovuodot näyttävät tulleen jäädäkseen - valitettavasti. Kalastelu- ja huijausviesteistä on tullut yhä parempia ja ovelampia ja ne näyttävät erehdyttävästi oikeilta viesteiltä.

Sähköpostiin saapuu työpostin lisäksi paljon erinäköisiä uutiskirjeitä, ilmoituksia ja mainoksia.

Saamme siis koko ajan olla valppaana sähköposteja lukiessamme, että ne ovat varmasti relevantteja. Jos keskittyminen vähäänkään herpaantuu, on mahdollista, että luemmekin kalasteluviestiä ja klikkaamme siinä olevaa linkkiä ja pian olemmekin ongelmissa – toivottavasti näin ei kuitenkaan käy.

Olkaamme siis tarkkana.

Muista perehdytys ja koulutus

Yritysten on perehdytettävä henkilöstöään toimimaan tietoturva- ja tietosuoja-asioiden vaatimusten mukaisesti. On hyvä käydä asioita säännöllisesti läpi, jotta henkilöstö pysyy ajan hermoilla. Tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvä säännöllinen koulutus ja läpikäynti auttavat tässä asiassa.

Etenkin ei vakituisen henkilökunnan osalta perehdyttäminen on erityisen tärkeää, sillä kalasteluviestien ja erilaisten huijausviestien/ -laskujen määrä lisääntyy esimerkiksi lomakausien aikana. Myös työntekijöiden sisäisissä siirroissa on hyvä käydä läpi, mitä asioita pitää ottaa uudessa työtehtävässä huomioon.

Muistetaan perehdyttää tietoturva- ja tietosuoja-asioihin henkilöstö, kesäharjoittelijat, lomantuuraajat, vuokratyöntekijät sekä yrityksen sisällä siirtyvät työntekijät. Näin saadaan estettyä ikävät vahingot ja ylimääräiset harmit.

Aurinkoista ja ennen kaikkea turvallista kesää.

Marko Leinonen
IT- asiantuntija
PKY-LAATU

Ulkoisena auditoijana pääsen näkemään laadunhallintajärjestelmää käyttävien yritysten johdon sitoutumisen. Hyvän sitoutumisen tunnistaa ja todentaa usein heti. Toisinaan tulee tilanne, jossa johdon sitoutumista ei pysty todentamaan.

Sitoutunut johtaja panostaa laadunhallintajärjestelmään, joka perustuu yrityksen strategiaan, koko johtajuudellaan. Hän viestii asiasta ymmärrettävästi, näyttää esimerkkiä laadunhallintajärjestelmän käytössä ja velvoittaa henkilöstönsä samaan alkaen lähimmistään. Näin toteutettuna johdon sitoutuminen näkyy jo sertifiointiauditoinnissa. Näytöt vahvistuvat edelleen vuosittaisissa seuranta-auditoinneissa.

Merkityksellisiä asioita ovat prosessilähtöisyys sekä menettelytapojen kuvaaminen, selkeä ohjeistaminen ja perehdyttäminen. Johdon sitoutuminen ilmenee myös johtamisen, vastuiden ja valtuuksien ja sisäisen viestinnän selkeyttämisenä. Kukin tietää, kenen antamia ohjeita kuuntelee. Avoimuus, sisäinen luottamus ja ilmapiiri paranevat.

Toiminnan jatkuva ja avoin havainnointi, säännöllinen mittaaminen ja arviointi tuovat esiin kehittämiskohteita. Riskien arviointi, tilanteiden ennakointi ja parempien toimintatapojen kehittäminen ovat usein keskeisiä.

Laadunhallintajärjestelmän käyttöön kuuluvat keskeisinä hyvin suunnitellut sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset. Ne tuovat jämäkkyyttä suorituskyvyn analysoinnin ja arvioinnin jatkuvaan seurantaan ja koko laadunhallintaan. Niitä hyödyntäen yritys kehittää sekä järjestelmäänsä että menettelytapojaan ja toimintaansa myös asiakasrajapinnoissa.

Yritys sitoutuu jatkuvaan kehittämiseen ja viestii tämän myös asiakkailleen. Laadunhallintajärjestelmään pohjautuva johtaminen herättää ja ylläpitää luottamusta ja vahvistaa asiakassuhdetta.

Johdon sitoutuminen on edellytys sille, että laadunhallintajärjestelmän käyttöönotto ja käyttö saa aikaan positiivisia muutoksia, ns. jatkuvaa parantamista, joka hyödyttää yritystä.

Laadunhallintajärjestelmä on yritysjohdon parhaita kumppaneita. Johdon tulee asettaa odotuksensa sen mukaisiksi.

Yrittäjä ei kuitenkaan aina tiedä, ymmärrä tai sisäistä, että laadunhallintajärjestelmä on yrityksen johtamisjärjestelmä, joka on tarkoitettu käytettäväksi kehittämisen moottorina. Vain tällainen järjestelmä voi olla vaikuttava.

Muistan laatusertifikaattien luovutustilaisuudesta vuosien takaa lehtimiehen kysymyksen: ´Mitkä asiat ovat muuttuneet yrityksessänne laatujärjestelmän käyttöönoton myötä?´

Yrittäjät vastasivat toimittajan kysymykseen ja niinpä alueen lehdessä oli koko aukeaman analyysi siitä, mitä laatujärjestelmällä voi saada aikaan. Osa yrittäjistä oli pistänyt yrityksensä laatujärjestelmän tekemään toden teolla aivan oikeita töitä. Sitoutuneina johtajina heillä oli kerrottavaa, joka sai palstatilaa.

Johdon sitoutuminen merkitsee mm. seuraavaa:

• huolehditaan, että laadunhallintajärjestelmä perustuu yrityksen strategiaan
• kuvataan, havainnoidaan ja analysoidaan prosesseja
• laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanot nykyaikaisille sähköisille kanaville, joilla syitä ja seurauksia analysoidaan yhdessä henkilöstön kanssa
• viestitään toimintapolitiikasta henkilöstölle ja muillekin sidosryhmille
• tunnistetaan hidasteet sekä poikkeamien ja vaaratilanteiden juurisyyt
• haetaan ratkaisut tehokkaampaan, ympäristötehokkaampaan, turvallisempaan ja tuottavampaan toimintaan
• tunnistetaan ajantasaisesti riskit ja mahdollisuudet
• pidetään roolit, vastuut ja valtuudet selkeinä
• toteutetaan perehdytykset ja ylläpidetään pätevyydet
• varataan omaa ajatusta ja yhteistä aikaa keskeisille asioille ja suunnittelulle
• sisäistetään laadunhallintajärjestelmän keskeiset menettelytavat
• opitaan näkemään, että havaintojen dokumentointi varmistaa kehitysaskeleet
• suunnitellaan tehokas ja monipuolinen sisäisten auditointien ohjelma
• toteutetaan sisäisten auditointien ohjelmaa vaikuttavasti, jatkuvan parantamisen hengessä
• toteutetaan tosiasioihin pohjautuvat, tavoitteelliset johdon katselmukset
• varmistetaan, että laadunhallintajärjestelmän käyttö kattaa koko organisaation
• pidetään laadunhallintajärjestelmä ja sen käyttö vaikuttavana

Jussi Lukkari
Lead Auditor

Täsmälleen vuosi sitten hallituksen ohjeet Corona-19-pandemian ohjeistuksesta muuttuivat ja Suomi sulkeutui. Pikkutakit vaihtuivat collegehuppareihin ja elämä muuttui kotoiluksi niiden kohdalla, jotka eivät olleet pandemian hoitovastuussa tai palvelutehtävissä asiakasrajapinnassa. Käytännössä tapaamiset peruttiin ja siirryimme käyttämään etäyhteyksiä. Musta joutsen oli laskeutunut eli oli tapahtunut jotakin merkittävää ja vaikutukseltaan laaja-alaista tapahtumaa, jonka ei pitänyt olla mahdollista.

TEAMS tuli minullekin tutuksi, kun parin päivän varoitusajalla jouduin opettelemaan sen käytön, sillä seuraavalla viikolla oli vaativa ulkoinen auditointitehtävä kansainvälisessä organisaatiossa. Onneksi pojasta on polvi parantunut ja parin päivän pikakoulutuksen avulla tämä parempi polvi opetti järjestelmän perusteet ja niin saatoin minäkin muuttua etätyöläiseksi. Siitä lähtien olen ollut naulautuneena tuoliini ja itse asiassa nauttinutkin siitä, että ei ole tarvinnut ajaa kymmeniä tuhansia kilometrejä ympäri Suomea asiakkaita tapaamassa, mikä sinänsä on mukavaa, mutta johon on liittynyt aina yhtä antoisaa hotellielämää.

Samaa tapahtui noihin aikoihin koko maailmassa, joten TEAMS ja ZOOM ovatkin yhtä tuttuja brändejä kuin Microsoft ja Apple tai Koskenkorva Suomessa.  Olemme yhdessä siirtyneet uuteen normaaliin: etätyöstä tässä laajuudessa ei ole enää paluuta. Palveluammateissa, kuten kaupoissa ja liikenteessä tilanne on valitettavasti toinen, vaikka esimerkiksi verkkokaupan volyymit on kasvaneet moninkertaisiksi. Bussikuskit ja kaupan myyjät eivät voi toimia etänä. Kansakunta on kuitenkin siirtynyt maskien suojaan muutamaa ”vaippaihottumasta” kärsimää änkyrää lukuun ottamatta, joiden kuplassa pandemia on juutalaisten salaliitto, jolla tavallista jätkäpoikaa kusetetaan.

Pandemian etulinjassa olevat hoivatyöntekijät ovat oma lukunsa ja täytyy vain pipoa nostaa niille, jotka päivästä toiseen jaksavat kohdata vaarallisen epidemian muiden velvoitteidensa lisäksi, jotka eivät kuitenkaan ole mihinkään hävinneet. Sitoutuminen kriisien ratkaisuun ja lähimmäisten auttamiseen on hoivatyössä ollut aina omaa luokkaansa.

Sitoutuminen on päivän muutenkin päivän teemana. Pandemia on globaali ongelma ja sen ratkaisuun ovat sitoutuneet tuhannet organisaatiot eri puolilla maailmaa. Suomessa tilanne Euroopan näkökulmasta arvioituna erinomainen, vaikka taudin nopea leviämisvaihe onkin aiheuttanut harmaita hiuksia varsinkin Uusimaalla ja Varsinais-Suomessa, joihin on kirjoittamisen hetkellä kohdistusmassa lainsäädännöllisiä mm. liikkumista rajoittavia pakotteita.  Viro on vain 80 kilometrin päässä rannikosta ja siellä on Euroopan huonoin tilanne, joten myös rajaturvallisuus on merkittävä haaste, joka viranomaisten on hoidettava.

Rokotukset ovat kuitenkin jo käynnistyneet, joten resurssit ongelman ratkaisuun on olemassa. Toimitusten aikaikkuna on kuitenkin hieman epäselvä ja se aiheuttaakin epätietoisuutta ja ärtymystä monessa meistä, jotka ovat mielestään oikeutettuja saamaan rokotteen muita ennen ja välittömästi. Toivoa kuitenkin on, että viimeistään syksyllä pääsemme jo toimimaan vapaammin.

Suomi on onnistunut hyvin yhteisen ongelman ratkaisussa. Hallitus on voinut tukeutua osaavaan viranomaisverkostoon, vastuulliseen oppositioon sekä yhteiseen hiileen puhaltavan kansakuntaan.  Tietenkin joukossa on paljon niitä, joiden mielestä kaikki on tehty väärin, väärässä järjestyksessä tai vähintään liian hitaasti. Enemmistö kansakunnasta on kuitenkin sitä mieltä, että asiat on hoidettu vähintään kohtuullisesti.  Ihmiset ovat laajasti hyväksyneet toimintastrategian ja visio paremmasta tulevaisuudesta on yhteinen. Toisaalta aletaan jo olla lähellä normaalia arkea, mikä näkyy nyt poliittisen keskustelun palaamisena ja hallituksen tiukentuneena arvosteluna. Sekin onkin hyvä merkki, että ollaan eri mieltä.

eSalkku -ohjelmisto on työkalu, jolla hallitaan toimintaa

Etävalmennus, etäneuvottelut ja etäauditointi ovat osa minun uutta normaaliani. TEAMS – kokoukset saadaan käyntiin välittömästi ja kalenterit täyttyvät uusilla etävalmennuksilla. Olen siinä onnellisessa asemassa, että pandemia ei ole vähentänyt työtehtäviäni. Pandemian kouriin joutuneet yritykset saivat jo viime keväänä tukea toimintansa kehittämiseen, mikä on tarkoittanut mm. panostamista toiminnan ja laadun kehittämiseen. PKY-LAATU on laatutalo, joten yhtenä tehtävänämme on ollut osallistua näihin kehittämistehtäviin.

Olemmekin saaneet nähdä eSalkku -ohjelmiston käyttöönoton myötä, miten asiakkaidemme toiminnan jatkuva parantaminen on ottanut pitkän askeleen eteenpäin. ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 ovat eSalkku -ohjelmiston pohjana. Lisäksi mm. PEFC ST tai tehtaan sisäiset laadunhallintajärjestelmät eli FPC-manuaalit ja elintarviketurvallisuusjärjestelmät rakentuvat samalla alustalle. eSalkku -ohjelmisto tarjoaakin joustavan pohjan toiminnan johtamiselle, prosessien kuvaamiselle ja dokumenttien hallinnalle. Sen monipuoliset ominaisuudet sisältävät myös tapahtumien hallinnan lisäksi myös tehtävien nakittamisen sekä myös sisäisen viestinnän.

Samaan aikaan lainsäädännössä ja suurten toimijoiden asiakaskäyttäytymisessä on tapahtumassa muutoksia, jotka johtavat siihen, että esimerkiksi kunnat ja kaupungit tulevat tulevaisuudessa vaatimaan laatu- ja ympäristöjärjestelmiä. Ympäristölainsäädäntö sekä maankäyttö- ja rakennuslaki ovat uudistumassa, mikä tarkoittaa materiaalin kierrätykseen, jätteiden käsittelyyn ja vaikka hiilijalanjäljen dokumentointiin kohdistuvia uusia vaatimuksia. PKY-LAATU seuraa tätä muutosprosessia ja voimme tarjota eväät uusien vaatimusten ymmärtämiseen ja vaadittavien toimintojen toteuttamiseen olipa sitten kysymyksessä erilaisten laadunhallinta- ja toimintajärjestelmien rakentaminen, päivittäminen tai sitten laadunhallintaan liittyvien vaatimusten arviointi. Viimeksi mainitun tarjoaa konserniimme kuuluva Finlog-Audit Oy.

 
Pekka Ovaska
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Tuli joskus nuorempana harrastettua urheilua, pääsääntöisesti hiihtoa. Yksinäistä puurtamista, liiankin paljon aikaa miettimiseen lenkeillä ja kilpailun tuloksesta vastuussa itse, mikäli suksihuolto oli onnistunut tehtävässään. Joskus tietenkin piti oma huono suoritus laittaa suksien ja voitelun piikkiin, onhan kyse pitkälti myös väliurheilusta.

Taustalla hääräsi tietenkin valmentajat, urheiluseuran porukka ja perhe. Mutta kun sait lähtöluvan ladulle, niin sinun oma panoksesi määritti sen, pokkasitko kilpailusta hyvän sijoituksen vai saitko lukea sijoituksesi sivulta kaksi. No, tätähän voisi jollain tasolla verrata yksityisyrittäjyyteen. Itse vastuussa tuloksesta, toki mukana tarvittaessa muita henkilöitä pienellä panoksella. Ja tietenkin perheen tärkeä tuki.

Kun otetaan tarkasteluun esimerkiksi jääkiekkojoukkue, löytyy sieltä jo paljon enemmän toimijoita, jotka vaikuttavat joukkueen suoritukseen. Lääkärit, huoltajat, valmentajat ja toimiston väki puhaltavat kaikki samaan hiileen, tavoitteena mahdollisimman hyvä sijoitus kauden lopussa.  Joukkue myös koostuu erilaisista ihmisistä, ja heidän kaikkien kanssa on pystyttävä tekemään töitä ja kommunikoimaan. Kaikkien yhteinen tavoite on pärjätä mahdollisimman hyvin, auttaa joukkuekaveria pelaamaan paremmin sekä saavuttaa mahdollisimman hyvä lopputulos.

Näitä asioita on hyvä tuoda myös työelämään. Jokaisella on varmasti oma henkilökohtainen tavoite työn suhteen sekä yrityksellä on yhteinen tavoite tuottaa palveluita tai tuotteita, jotka tyydyttävät asiakkaiden tarpeet mahdollisimman hyvin. Jos huomaat että työkaveri tarvitsee apua, anna hänelle tukesi. Ole tarvittaessa myös työkaverisi backup. Voi olla sitten joku toinen kerta, kun sinä tarvitset apua joltakin työkaveriltasi. Esimiehen tulisi toimia niin, että työntekijät löytävät itsestään parhaat puolensa suoriutua työtehtävistään.

Lean filosofiassa tunnistetaan kahdeksan eri hukan luokkaa, joista viimeinen on osaamisen tai luovuuden käyttämättä jättäminen. Tämä on mielestäni yksi tärkeimmistä hukan muodoista. Miksi jättää käyttämättä koko henkilökunnan luovuutta, osaamista ja tietoa, kun pyritään yhdessä mahdollisimman hyvään lopputulokseen. Työntekijöitä tulisi pikemminkin rohkaista kertomaan parannusehdotuksiaan, jotta työskentely olisi helpompaa ja tehokkaampaa. Usein työntekijöillä on parhaimmat ideat siitä, kuinka työskentelyä ja prosesseja voitaisiin parantaa. Kaikkien työntekijöiden tulisi myös osallistua yrityksen toiminnan kehittämiseen esimerkiksi tekemällä havaintoja ja tuomalla asioita esille yhteisvastuullisesti.

Tätä voidaan soveltaa myös joukkueurheiluun. Joukkueessa on erilaisia persoonia, erilaisia pelaajia, joilla on omat vahvuutensa eri osa-alueilla. Valmentajan pitää osata hyödyntää koko joukkueen potentiaali ja antaa tarvittaessa vastuuta myös pelaajille, jotka eivät ole sitä saaneet. Näin joukkue rakentuu vahvaksi, kun hyödynnetään joukkueen pelaajien eri ominaisuuksia, taitoja ja luovuutta.

Tähän loppuun vielä muutama sana arvoista, joita Toyota aikoinaan toi työntekijöilleen. Teemoja oli kaksi: jatkuva parantaminen ja kunnioitus ihmistä kohtaan.  Kunnioitus ihmistä kohtaan tarkoittaa, että teemme kaikkemme ymmärtääksemme toisiamme, otamme vastuuta ja teemme parhaamme keskinäisen luottamuksen luomiseksi. Tähän teemaan kuuluu myös yhteistyö, joka tarkoittaa sitä, että rohkaisemme toisiamme henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehittymiseen, kerromme kehitysmahdollisuuksista toisillemme ja teemme työmme niin että se tukee yksilön ja tiimin suoritusta.

Kun olemme sitten onnistuneet yhdessä tekemisessä, on jääkiekkojoukkueen kauden lopuksi mukava laittaa mitali kaulaan ja lähteä saunottamaan poikaa. Tai työntekijöiden iloita yhdessä yhteisistä onnistumisista ja yhteisten tavoitteiden toteutumisesta.

Jarno Saarinen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU