Blogi

"Sponttaania ajankohtaisuutta, räväkkyyttä ja henkilökohtaisuutta" -edustaen jokaisen kirjoittajan omia henkilökohtaisia käsityksiä ja mielipiteitä.

Yhdessä tekemisessä on voimaa

Tuli joskus nuorempana harrastettua urheilua, pääsääntöisesti hiihtoa. Yksinäistä puurtamista, liiankin paljon aikaa miettimiseen lenkeillä ja kilpailun tuloksesta vastuussa itse, mikäli suksihuolto oli onnistunut tehtävässään. Joskus tietenkin piti oma huono suoritus laittaa suksien ja voitelun piikkiin, onhan kyse pitkälti myös väliurheilusta.

Taustalla hääräsi tietenkin valmentajat, urheiluseuran porukka ja perhe. Mutta kun sait lähtöluvan ladulle, niin sinun oma panoksesi määritti sen, pokkasitko kilpailusta hyvän sijoituksen vai saitko lukea sijoituksesi sivulta kaksi. No, tätähän voisi jollain tasolla verrata yksityisyrittäjyyteen. Itse vastuussa tuloksesta, toki mukana tarvittaessa muita henkilöitä pienellä panoksella. Ja tietenkin perheen tärkeä tuki.

Kun otetaan tarkasteluun esimerkiksi jääkiekkojoukkue, löytyy sieltä jo paljon enemmän toimijoita, jotka vaikuttavat joukkueen suoritukseen. Lääkärit, huoltajat, valmentajat ja toimiston väki puhaltavat kaikki samaan hiileen, tavoitteena mahdollisimman hyvä sijoitus kauden lopussa.  Joukkue myös koostuu erilaisista ihmisistä, ja heidän kaikkien kanssa on pystyttävä tekemään töitä ja kommunikoimaan. Kaikkien yhteinen tavoite on pärjätä mahdollisimman hyvin, auttaa joukkuekaveria pelaamaan paremmin sekä saavuttaa mahdollisimman hyvä lopputulos.

Näitä asioita on hyvä tuoda myös työelämään. Jokaisella on varmasti oma henkilökohtainen tavoite työn suhteen sekä yrityksellä on yhteinen tavoite tuottaa palveluita tai tuotteita, jotka tyydyttävät asiakkaiden tarpeet mahdollisimman hyvin. Jos huomaat että työkaveri tarvitsee apua, anna hänelle tukesi. Ole tarvittaessa myös työkaverisi backup. Voi olla sitten joku toinen kerta, kun sinä tarvitset apua joltakin työkaveriltasi. Esimiehen tulisi toimia niin, että työntekijät löytävät itsestään parhaat puolensa suoriutua työtehtävistään.

Lean filosofiassa tunnistetaan kahdeksan eri hukan luokkaa, joista viimeinen on osaamisen tai luovuuden käyttämättä jättäminen. Tämä on mielestäni yksi tärkeimmistä hukan muodoista. Miksi jättää käyttämättä koko henkilökunnan luovuutta, osaamista ja tietoa, kun pyritään yhdessä mahdollisimman hyvään lopputulokseen. Työntekijöitä tulisi pikemminkin rohkaista kertomaan parannusehdotuksiaan, jotta työskentely olisi helpompaa ja tehokkaampaa. Usein työntekijöillä on parhaimmat ideat siitä, kuinka työskentelyä ja prosesseja voitaisiin parantaa. Kaikkien työntekijöiden tulisi myös osallistua yrityksen toiminnan kehittämiseen esimerkiksi tekemällä havaintoja ja tuomalla asioita esille yhteisvastuullisesti.

Tätä voidaan soveltaa myös joukkueurheiluun. Joukkueessa on erilaisia persoonia, erilaisia pelaajia, joilla on omat vahvuutensa eri osa-alueilla. Valmentajan pitää osata hyödyntää koko joukkueen potentiaali ja antaa tarvittaessa vastuuta myös pelaajille, jotka eivät ole sitä saaneet. Näin joukkue rakentuu vahvaksi, kun hyödynnetään joukkueen pelaajien eri ominaisuuksia, taitoja ja luovuutta.

Tähän loppuun vielä muutama sana arvoista, joita Toyota aikoinaan toi työntekijöilleen. Teemoja oli kaksi: jatkuva parantaminen ja kunnioitus ihmistä kohtaan.  Kunnioitus ihmistä kohtaan tarkoittaa, että teemme kaikkemme ymmärtääksemme toisiamme, otamme vastuuta ja teemme parhaamme keskinäisen luottamuksen luomiseksi. Tähän teemaan kuuluu myös yhteistyö, joka tarkoittaa sitä, että rohkaisemme toisiamme henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehittymiseen, kerromme kehitysmahdollisuuksista toisillemme ja teemme työmme niin että se tukee yksilön ja tiimin suoritusta.

Kun olemme sitten onnistuneet yhdessä tekemisessä, on jääkiekkojoukkueen kauden lopuksi mukava laittaa mitali kaulaan ja lähteä saunottamaan poikaa. Tai työntekijöiden iloita yhdessä yhteisistä onnistumisista ja yhteisten tavoitteiden toteutumisesta.


Jarno Saarinen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU 

Laatu tehdään prosessilla, joka on toimintojen ketju. Laatu merkitsee asiakaslähtöisiä valintoja, suunnitelman mukaista toimintaa ja aiottuja tuloksia. Kaikilla organisaation osilla on oma roolinsa. Kaikilla on oltava tietoisuus liiketoimintaan vaikuttavista riskeistä ja vaaroista, ja heillä on oltava selkeät vastuut. Hankinta vastaa siitä, että raaka-aine ostetaan laadukkailta toimittajilta, logistiikka varmistaa laadun pysymisen. Tuotanto toimii sovittujen toimintaohjeiden mukaan ja laatuosasto dokumentoi.

Työntekijän ei tule tehdä työtä ilman, että hän on saanut tarvittavaa koulutusta tai perehdytystä siihen mitä häneltä odotetaan ja mikä on hänen vastuunsa laadun tekemisestä ja siten asiakastyytyväisyyden saavuttamisesta. Koulutusta tulee olla säännöllisesti, jotta yhteiset tavoitteet pysyvät mielessä. Koulutuksen ei suinkaan tarvitse tarkoittaa luentoa ja Power Point -esitystä, vaan esimerkiksi johtajan vapaamuotoista puhetta yrityksen tilanteesta ja tulevista tavoitteista, kuvareportaasia prosessista ja kussakin kohdassa olevasta laaturiskistä tai keskustelua työtapojen kehittämisestä saadun palautteen perusteella. Keskustelu lisääntyy, kun työntekijöillä on luottamus siihen, että heidän ajatuksiaan kuunnellaan ja ideoita toteutetaan. Esimiesten rooli keskustelussa on avainasemassa: tuoda esille, että johto osoittanut keskustelumme tärkeäksi varaamalla meille aikaa siihen, kirkastaa tavoitteita ja jalostaa keskustelun tulosta konkreettisiksi toimiksi. Koulutusta on täydennettävä säännöllisellä viestillä ja viestinnällä: esimerkiksi säännölliset kampanjat, jotka keskittyvät erityisiin aiheisiin, merkityksellisillä alueilla olevat kyltit ja julisteet, videot, palkitsemisohjelmat.

Mitä tällä saavutetaan? Tutkitusti työtyytyväisyys, motivaatio ja moraali työntekijöiden keskuudessa lisääntyy, työntekijöiden vaihtuvuus vähenee, riskit pienenevät, tuotteiden ja prosessien innovaatiot lisääntyvät, kyky ottaa käyttöön uusia tekniikoita ja prosesseja parantuu, prosessien tehokkuus kasvaa ja lopulta myös yrityskuva paranee. Sitoutunut työntekijä uskoo organisaatioon ja sen tekemiseen ja tavoitteisiin, hänellä on halu työskennellä työyhteisön kehittämiseksi ja asioiden parantamiseksi. Hänellä on kunnioittava suhtautuminen kollegoihin ja halu auttaa heitä menestymään. Sitoutuneella työntekijällä on halu ja kyky joustaa tarvittaessa sekä nähdä ylimääräistä vaivaa organisaation ja omien oppimistavoitteiden eteen. Luonnollisestikin tämä saa aikaan parempaa asiakastyytyväisyyttä, mikä lisää myyntiä ja tulosta.

 

Susanna Työppönen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

 

Tarvitsemmeko elintarviketurvallisuussertifikaatin?

Yleensä tarpeen elintarviketurvallisuussertifikaatista esittää PK Yrityksen asiakas auditointinsa yhteydessä. Halutaan tehdä kauppaa, tuotteelle on tarve ja sen laatu on selvästikin hyvä. Asiakkaalle olisi kuitenkin kustannustehokkaampaa, jos toimittajalla olisi kolmannen osapuolen tunnustama kansainvälinen järjestelmä. Tällöin asiakas voisi luottaa, että toimittajan riskienhallinta on hyvällä tasolla.

Tunnetuin elintarviketurvallisuusjärjestelmä Suomessa on ISO 22000, jota voi laajentaa FSSC 22000 standardiksi. Järjestelmä tehdään lakisääteisen omavalvonnan ympärille lisäämällä laajempaa näkökulmaa riskien arviointiin sekä nimeämällä mittarit, joiden avulla seurataan jatkuvaa parantamista. Parantamiseen tähdätään tekemällä itse hyväksi katsomiaan toimenpiteitä. Tyypillisin mittari on asiakaspalautteet tai ehkä vielä tarkemmin elintarviketurvallisuusnäkökulmasta katsottuna ”vaaralliset” palautteet/havainnot. Toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti sitä, että etsitään juurisyytä, sitä ihan perustavaa laatua olevaa syytä, joka virheen aiheutti. Yleensä se on jonkin resurssin puute.

Kun järjestelmää lähdetään rakentamaan, tehdään itsearviointia. Standardikielellä sanottuna sisäisiä auditointeja. Käydään läpi yrityksen eri osa-alueita elintarviketurvallisuuden näkökulmasta ja mietitään mitä voisi parantaa. Tyypillisesti se alkaa näin: tehdään tuotantokierros. Sieltä löytyy ihmeellistä tavaraa ihmeellisistä paikoista. Siivousvälineet ovat huonokuntoisia. Päätetään tehdä ryhtiliike. Selvitetään kunnossapitoa. Huomataan, että kunnossapidosta ja korjauksista ei ole kirjanpitoa. Perustetaan lomake tai päiväkirja. Käydään läpi kunnossapidon välineitä ja niiden puhtautta, kulkemista ja toimintatapaa tuotantotiloissa. Hankinta/osto listaa kaikki toimittajat ja pohditaan ”miksi mielestämme voimme luottaa heidän laatuunsa”. Tarkennetaan kaikkia tehtäväkuvauksia tuomaan esille vastuuta elintarviketurvallisuudesta ja valtuudet kertoa heti kaikesta poikkeavasta esimiehelle. Tarkennetaan perehdytysmenettelyä. Pidetään koko henkilökunnalle koulutustilaisuus, jossa kerrotaan, että yrityksen menestykselle on tärkeää, että nostamme tekemisen tasoa niin, että saamme hyväksynnän eli sertifikaatin. Käymme läpi valokuvia tuotantokierrokselta: johto kertoo mitä kaikkea nyt laitetaan kuntoon. Standardikielellä: johto osoittaa sitoutumista. Sovitaan, että jatkossa pidetään säännöllisesti palavereita, joista pidetään pöytäkirjaa. Kaikkien toive on, että tieto liikkuisi paremmin.

Mutta tarvitaanko parantamiseen sertifiointia? Ehkä voisi sanoa, että toimimme kyllä standardin mukaan, mutta emme ole vielä tunteneet tarvetta ulkoiseen auditointiin. On kuitenkin niin, että vuosittainen tapaaminen auditoijan kanssa lisää johdon sitoutumista. Vaikka auditoija ei saa konsultoida, käytännössä monenlaista yhdessä pohtimista tapahtuu. Auditoija on pitkän linjan ammattilainen. Nähnyt niin sanotusti kaikenlaista. Hänellä on kokonaisnäkemys asiasta ja taito tuoda se esille. Yrittäjä huomaa ymmärtävänsä, että järjestelmällinen tapa toimia pienentää riskiä tehdä virheitä. Kun tehdään kerralla oikein, ei synny sutta ja sekundaa. Tehokkuus lisääntyy. Takaisinveto, joka heikentää mainetta, joka vähentää kauppaa, ennaltaehkäistään.

Entäs se tuleva kauppa? Ehkä yhtäkkiä ilmestyy iso asiakas, joka haluaa tehdä kauppaa, mutta edellyttää sertifikaattia. Kun sitä siinä kohtaa aloitetaan rakentamaan, siihen menee puoli vuotta. Kannattaisiko aloittaa jo tänään?


Susanna Työppönen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Laadusta puhuttaessa tulee helposti mieleen vanhat laatujärjestelmät, jotka olivat kaukana varsinaisesta toiminnasta. Tämän päivän laatutyön merkitys on myös muuttunut. Organisaatiossa on helpompi työskennellä, kun työntekijät tietävät omat tavoitteensa, tekevät oikeita asioita oikealla tavalla ja työ- ja toimintaohjeet ovat kaikkien helposti käytettävissä. Kaikki tietävät tavoitteensa - ketä ja mitä varten työtä tehdään. Kun lisäksi organisaatiossa on vahva laadukkaan työn tekemisen ilmapiiri ja kulttuuri, laatu jalkautuu myös jokaisen työntekijän tasolle. Jokainen työntekijä pyrkii omalta osaltaan vastuullisuuteen ja laadukkaaseen työn jälkeen, silloin jokainen työntekijä on oman työnsä paras laatupäällikkö.

Hyvä organisaatiokulttuuri hyväksyy myös epäonnistumiset ja tukee työtekijöitä jatkuvassa parantamistyössä. Tärkeää on ymmärtää ja saada selville, mitä yrityksessä pitää korjata ja analysoida, miten voidaan prosesseja parantaa.

Hyvä työkalu toiminnan parantamiseen on teettää kyselyitä, arvioida tai selvittää, miten yritys voi palvella asiakkaitaan paremmin. Arvioinneilla saadaan uusia oivalluksia ja parantamisideoita. Toki oivalluksia voidaan antaa palautteen avulla, ilman arviointia, mutta se ei aina ole systemaattista. Ilman systemaattista arviointia hyvä idea voi jäädä kertomatta, siten se myös jää helposti toteuttamatta. Arvioinneilla saadaan vaikuttavuutta parantamistoimille. Vertaisarvioinnit ja vertaisoppimiset ovat myös organisaatiolle tärkeitä informaation tuottajia. Vaikka saammekin jatkuvasti tietoa ja palautetta, tärkeää on miettiä, miten tietoa hyödynnetään.

Laatutyötä helpottaa kun organisaatiossa on hyvin toimiva kehittämiskulttuuri ja sisäisten auditointien käytännnöt, jossa työntekijät itse tekevät laatuauditointeja, oppivat toisilta ja parantavat työnsä laatua. Lopputuloksena on, että laatujärjestelmän omaksuneen organisaation työt tehostuvat ja asiakkaat hyötyvät.


Tiina Lehtosaari
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Laatujärjestelmän eli toimintajärjestelmän (laatu-, ympäristö- ja työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmän) käyttöönoton, käytön ja ulkoisen auditoinnin taustalla voi olla yrityksen tai muun organisaation sisäinen tarve parantaa jatkuvasti toimintaansa.

Jatkuva parantaminen onnistuu parhaiten laatujärjestelmän tukemana. Sertifioinnin tavoittelun taustalla voivat vaikuttaa myös asiakastahojen vaatimukset sertifioidusta laatujärjestelmästä. Luontevaa on tavoitella sertifikaattia yrityksen sisäisestä tarpeesta nousevan jatkuvan parantamisen tahtotilan kautta.

Laatujärjestelmän rakentaminen on aikaa vievä prosessi, johon tarvitaan jaksottaisesti toteutettu, tehokas ja osallistava koulutus. Oleellista sekä koulutus- että auditointivaiheessa on se, mikä on yrityksen asenne ja tahtotila. Haluaako yritys laatujärjestelmän vain siksi, että sitä vaaditaan, vai haluaako se kehittyä jatkuvasti.

Finlog Audit Oy on kehittänyt auditointiprosessia asiakashyödyt edellä siten, että asiakasorganisaatio pystyy sen avulla todella kehittämään toimintaansa. Finlog Audit Oy:n ulkoinen auditointi onkin monivaiheinen prosessi. Se alkaa auditointi- ja sertifiointisopimuksesta.

Seuraava vaihe on esiauditointi etänä, joka raportteineen antaa yritykselle mahdollisuuksia parantaa järjestelmäänsä ja myös täyttää mahdollisia aukkoja. Esiauditoinnissa tulee näkyviin se, onko yritys, usein kouluttajan tukemana, osannut ottaa laatujärjestelmän "omakseen". Tämä tarkoittaa, että laatujärjestelmässä on runsaasti yrityksen omia asioita, jotka on yhdistetty vaatimusstandardien tarkoitukseen, rakenteeseen ja asiasisältöön. Vaatimusstandardien yksi keskeinen idea on Jatkuva parantaminen.

Esiauditointiraportin jälkeen yritykselle annetaan aikaa täydentää ja parantaa järjestelmäänsä. Erityisen tärkeää on, että yritys oppii viimeistään esiauditointivaiheessa käyttämään järjestelmäänsä tehokkaalla tavalla.

Akkreditoimattomana laitoksena Finlog Audit Oy pystyy toteuttamaan konsultoivalla, opastavalla otteella toteutettuja auditointipalveluja ja antamaan yritykselle maksimaalisen hyödyn. Tähän sisältyy auditointisuunnitelman ja -ohjelman suunnittelu siten, että auditointi on tehokas.

Sertifiointiauditointi ja myöhemmät seuranta-auditoinnit ovat paitsi tarkastavia, myös opastavia. Toisinaan asiakas – ulkoisen auditoinnin aloituskokouksessa - kertoo tämän saman asian omana toiveenaan esimerkiksi näin: ”Kerro meille ja kirjaa muistiin kaikki ne kohdat, joissa me voisimme parantaa toimintaamme´´. Tämä on vankka osoitus Jatkuvan parantamisen tahtotilasta.

Auditoija ottaa talteen kaikki ne havainnot, jotka hän on esiauditoinnissa ja muussa ennakkovalmistautumisessa saanut näkyvilleen. Auditoija saa ikään kuin tuntosarvet tehdäkseen auditoinnin siten, että se hyödyttää asiakasta jatkuvassa parantamisessa.

Usein organisaatioista löytyy sellaisia vahvuuksia ja sellaista kokemusta jatkuvaan parantamiseen, jota ei kirjallisesta aineistosta tule esille. Nämä auditoija mielihyvin kirjaa muistiin ja keskeisimmät tulevat myös ulkoisen auditoinnin raporttiin.

Asiakasta hyödyttää, että ulkoisen auditoinnin raportissa kuvataan sekä positiivisia havaintoja että mahdolliset poikkeamat. Poikkeamien korjaavien ja ennalta estävien toimenpiteiden tekemiselle eli poikkeamien sulkemiselle ja siitä raportoinnille annetaan määräaika. Jatkuvaa parantamista toteutuu tällöin niin poikkeamien kuin kehitysehdotusten, välillä peräti kehitysharppausten (kuten eSalkku-ohjelmisto) kautta. Kehitysehdotuksia annetaan tukemaan laatujärjestelmän käyttöä jatkossa.

Jatkuva parantaminen merkitsee mm. seuraavaa:

  • kehitetään prosesseja poistamalla hidasteita ja turhaa työtä
  • tunnistetaan keskeiset asiat entistä paremmin
  • keskitytään olennaiseen
  • täsmennetään vastuut ja valtuudet sekä tarvittavat perehdytykset ja pätevyydet
  • viestitään laatu-, ympäristö- ja TTT-politiikasta sidosryhmille
  • varataan aikaa ja ajatusta keskeisille asioille ja suunnittelulle
  • nähdään, mitkä dokumentit ovat hyödyllisimpiä
  • opitaan käytännössä laatujärjestelmän keskeiset menettelytavat
  • laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanoja nykyaikaisille sähköisille kanaville, joissa syitä ja seurauksia voi analysoida jatkuvan parantamisen hengessä
  • suunnitellaan ja tehdään tehokkaat sisäiset auditoinnit, joilla saa tuloksia
  • sitoudutaan tekemään vuosittaiset sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset tavoitellen jatkuvaa parantamista
  • innostutaan laatujärjestelmän käytöstä
  • vakiinnutetaan laatujärjestelmän käyttö kattamaan koko organisaatio
  • toimitaan tehokkaammin, turvallisemmin ja tuottavammin

Laatujärjestelmän sertifiointi tapahtuu sertifiointikokouksessa sitten, kun mahdolliset poikkeamat on hyväksyttävästi suljettu ja siitä on raportoitu.


Jatkuvan parantamisen todella sisäistäneen organisaation ulkoinen auditointi johtaa myös sertifikaattiin, nykyisin jopa kullanhohtoiseen!

Jussi Lukkari
Lead Auditor

Tilaa blogi

Tilaa LAATU -blogi sähköpostiisi

 

Blogi-kirjoitukset

PKY-LAATU
Kidekuja 2
88610 VUOKATTI

020 729 0600
toimisto@pkylaatu.fi
Y-tunnus: 1941371-0

suomen yrittajat logo

Image
Image
Image